Adaptive workspace - jak biuro może zmieniać się wraz z firmą?

Firmy rzadko rosną równo i przewidywalnie. Raz przybywają trzy osoby w kwartał. Innym razem trzeba zmniejszyć przestrzeń, a część zespołu przechodzi na pracę hybrydową. Tymczasem tradycyjne biuro jest sztywne. Umowę podpisuje się na pięć lat i dłużej oraz na tyle metrów, ile firma według własnych szacunków będzie potrzebować. To model, który zakłada, że przyszłość da się przewidzieć. Adaptive workspace odwraca tę logikę. To biuro, które zmienia się wraz z firmą. Poniżej wyjaśniamy, czym jest, kiedy się sprawdza, a kiedy nie.

Czym jest adaptive workspace?

Adaptive workspace to elastyczne, skalowalne biuro. Dopasowuje się do zmieniających się potrzeb firmy. Chodzi o wielkość zespołu, sposób pracy i etap rozwoju. Zamiast dopasowywać się do sztywnej przestrzeni, robi coś zupełnie odwrotnego. Zamiast jednej stałej powierzchni na lata, firma otrzymuje rozwiązanie, które można powiększać, zmniejszać i przekształcać w zależności od potrzeb. Biuro staje się usługą rosnącą wraz z firmą, a nie zamrożoną na starcie inwestycją.

Sednem jest skalowalność. W modelu adaptacyjnym firma korzysta z tylu miejsc i takiej przestrzeni, ilu realnie potrzebuje w danym momencie. Gdy zespół rośnie lub się kurczy, przestrzeń podąża za tą zmianą. Nie ma opłat z góry za metry na zapas. Nie ma też utknięcia w za małym biurze, gdy nagle zespół się powiększa.

Drugi wymiar to elastyczność sposobu użycia. Adaptive workspace zakłada, że praca wygląda dziś różnie. Część zespołu jest w biurze codziennie, część hybrydowo, a potrzeby zmieniają się projekt po projekcie. Dlatego model łączy różne formy: prywatne biura, miejsca w coworkingu, sale spotkań oraz elastyczny dostęp. Można je mieszać i dopasowywać do bieżącej sytuacji.

Trzeci element to gotowość i obsługa. W tym modelu przestrzeń jest w pełni wyposażona i obsługiwana. Infrastruktura, internet i wyposażenie biura są w cenie. Zmiana skali nie oznacza więc remontu, przeprowadzki czy kupowania mebli. Dzięki temu firma reaguje na zmiany szybko, bez organizacyjnego bólu, który zwykle towarzyszy zmianie biura.

Adaptive workspace zmienia sposób myślenia o biurze, a nie tylko o metrach. W klasycznym podejściu przestrzeń jest zasobem kupowanym z góry. Firma musi się do niego dopasować przez lata. W podejściu adaptacyjnym biuro jest usługą. Dynamiczną, dopasowywaną na bieżąco do tego, jak firma naprawdę pracuje w danym momencie. To przesunięcie z posiadania przestrzeni na korzystanie z niej wtedy i w takim zakresie, w jakim jest potrzebna. Tu leży sedno całej idei. To ono daje firmie realną swobodę decyzji.

Dlaczego tradycyjny model 5-letniego najmu nie działa dla startupów?

Tradycyjny, wieloletni najem zakłada stabilność i przewidywalność. Startupy z definicji ich nie mają. Podpisując umowę na pięć lat i dłużej, firma musi przewidzieć, ilu będzie mieć pracowników i jak będzie pracować w odległej przyszłości. W szybko rosnącym biznesie to zgadywanie obarczone dużym ryzykiem. Efektem jest albo przepłacanie za niewykorzystaną przestrzeń, albo za mała powierzchnia, która blokuje rozwój.

Pierwszy problem to sztywność zobowiązania. Długa umowa najmu to koszt, który trzeba ponosić niezależnie od losów biznesu. Startup może w ciągu roku podwoić zespół albo zmienić model działania. Zamrożenie kapitału i comiesięczne zobowiązanie na lata ograniczają swobodę decyzji dokładnie wtedy, gdy elastyczność jest najcenniejsza.

Drugi problem to niedopasowanie skali. Firma, która wynajmie z zapasem, płaci za puste metry. Firma, która wynajmie na teraz, szybko przestaje się mieścić. W obu przypadkach przestrzeń nie nadąża za rzeczywistością. Każda korekta kosztuje czas i pieniądze, których startup nie ma w nadmiarze. Mowa o zmianie lokalu, renegocjacji i przeprowadzce.

Trzeci problem to koszt i czas uruchomienia. Tradycyjne biuro trzeba wyposażyć, urządzić i utrzymać, zanim ktokolwiek zacznie w nim pracować. Dla młodej firmy to nakład i uwaga odciągnięte od tego, co najważniejsze. Od produktu i klientów.

Dochodzi do tego kwestia, o której łatwo zapomnieć. Koszt pomyłki. W dynamicznym biznesie założenia sprzed roku często okazują się nieaktualne. Zmienia się model pracy, tempo wzrostu albo strategia. W sztywnej umowie każda taka zmiana jest kosztowna. Trzeba z niej wyjść lub ją renegocjować. Elastyczny model znacząco obniża cenę zmiany zdania. Dlatego coraz więcej rosnących firm wybiera rozwiązanie, w którym biuro jest elastyczną usługą, a nie długoterminową inwestycją. Powiedzmy jednak uczciwie. Tradycyjny najem wciąż ma sens tam, gdzie firma jest duża, stabilna i pewna swoich potrzeb. O tym w dalszej części.

5 cech adaptive workspace

Adaptive workspace poznaje się po pięciu cechach. Skalowalność przestrzeni, elastyczne warunki umowy, gotowa i obsługiwana infrastruktura, różnorodność typów przestrzeni oraz szybkość reagowania na zmiany. Razem tworzą biuro, które zmienia się wraz z firmą. To praktyczna lista, którą dobrze mieć pod ręką przy ocenie, czy dana przestrzeń naprawdę jest adaptacyjna, czy tylko tak się nazywa.

Pierwsza cecha to skalowalność. Możliwość łatwego dodania lub zredukowania miejsc i powierzchni, bez przeprowadzki i renegocjacji całej umowy, to fundament modelu. Firma powinna móc płynnie przejść od kilku osób do kilkunastu i odwrotnie. Wszystko w tej samej przestrzeni i u tego samego dostawcy.

Druga cecha to elastyczne warunki umowy. Krótsze okresy zobowiązania, możliwość zmiany zakresu i przewidywalny, abonamentowy koszt zastępują sztywny wieloletni najem. Trzecia to gotowa infrastruktura. W pełni wyposażona przestrzeń z internetem, meblami, udogodnieniami oraz obsługą recepcji w cenie, do której wchodzi się od zaraz. Zmiana skali nie wymaga więc inwestycji ani organizacyjnego wysiłku.

Czwarta cecha to różnorodność typów przestrzeni. Prywatne biura, miejsca w coworkingu, sale spotkań i elastyczny dostęp, które można łączyć i dopasowywać do sposobu pracy zespołu. Piąta to szybkość reagowania. Możliwość wprowadzenia zmiany w dni, a nie miesiące. To właśnie tempo odróżnia biuro adaptacyjne od tradycyjnego. Gdy sytuacja firmy się zmienia, przestrzeń podąża za nią niemal natychmiast.

Przy ocenie konkretnej oferty dobrze jest sprawdzić te cechy w praktyce, a nie tylko w opisie. Należy zapytać wprost. Jak szybko można dodać kolejne stanowiska, gdy zespół urośnie? Czy da się zmniejszyć zakres bez kar umownych? Czy przejście z coworkingu do prywatnego biura odbywa się u tego samego dostawcy i w tej samej lokalizacji? Odpowiedzi pokazują, czy przestrzeń jest naprawdę adaptacyjna, czy tylko elastyczna z nazwy. Prawdziwy adaptive workspace poznaje się po tym, że zmiana skali jest prosta, szybka i przewidywalna kosztowo. Nie po tym, że w umowie pojawia się słowo elastyczny.

Kiedy adaptive workspace nie jest potrzebny?

Adaptive workspace nie jest rozwiązaniem dla każdego. Trzeba to powiedzieć wprost. Gdy firma jest duża, stabilna, ma przewidywalną liczbę pracowników i długoterminowe, niezmienne potrzeby, tradycyjny najem albo własne biuro mogą być tańsze i lepiej dopasowane. Elastyczność ma swoją wartość, ale się za nią płaci. I nie zawsze się ona zwraca.

Pierwszy taki przypadek to duża, ustabilizowana organizacja. Gdy firma wie, że przez lata będzie zatrudniać podobną, dużą liczbę osób, a jej potrzeby się nie zmieniają, długoterminowy najem przy odpowiedniej skali bywa korzystniejszy w przeliczeniu na stanowisko. Płacenie za elastyczność, której się nie wykorzystuje, nie ma wtedy uzasadnienia.

Drugi przypadek to specyficzne, trudne do przeniesienia wymagania. Firmy, które potrzebują mocno zindywidualizowanej przestrzeni, mogą lepiej czuć się we własnym, dedykowanym obiekcie. Mowa o laboratoriach, ciężkim sprzęcie, specjalnych instalacjach czy w pełni indywidualnej aranżacji pod markę. Model adaptacyjny sprawdza się najlepiej tam, gdzie praca ma charakter typowo biurowy.

Trzeci przypadek to potrzeba pełnej kontroli i tożsamości miejsca. Gdy dla firmy istotne jest, by całe biuro było wyłącznie do jej dyspozycji, w pełni zgodne z jej marką oraz zasadami organizacyjnymi, część zalet współdzielonego modelu przestaje mieć znaczenie. Warto więc uczciwie ocenić własną sytuację. Adaptive workspace jest odpowiedzią na zmienność i niepewność. Jeśli firma ich nie doświadcza, prostsze rozwiązania mogą wystarczyć.

Adaptive workspace w The Shire

W The Shire rozumiemy, że tradycyjne umowy najmu często bywają nieelastyczne i kosztowne. Dlatego budujemy przestrzeń, która potrafi zmieniać się wraz z firmą. Dzięki konfigurowalnym planom Państwo dobierają zakres przestrzeni i usług do aktualnych potrzeb. Gdy zespół rośnie lub sposób pracy się zmienia, rozwiązanie dopasowuje się bez przeprowadzek, remontów i sztywnych, wieloletnich zobowiązań.

W praktyce łączymy różne formy w jeden elastyczny model. Firma może korzystać z elastycznego członkostwa w coworkingu, gdy potrzebuje miejsca na kilka biurek. Może też przejść do prywatnego biura serwisowanego, gdy zespół się powiększy. Wszystko w gotowej, w pełni wyposażonej i obsługiwanej przestrzeni, z szybkim internetem, niezawodnym wyposażeniem i komfortowymi strefami wspólnymi. Do tego dochodzi społeczność i sieć zaufanych partnerów, które wspierają rozwój firmy.

Nie wiadomo, jak potrzeby firmy będą wyglądać za rok? To właśnie sytuacja, w której model adaptacyjny działa najlepiej. Zapraszamy do kontaktu oraz do sprawdzenia naszych lokalizacji. Pomożemy w wyborze przestrzeni, która urośnie razem z Państwa firmą.