Hot desk - czym jest i dlaczego zmienia sposób pracy?
Coraz więcej firm odchodzi od modelu „biurko na zawsze”. Powód jest prosty i wyłącznie arytmetyczny. W hybrydowym zespole jednocześnie obecna jest zwykle mniej niż połowa ludzi. Hot desking pozwala zoptymalizować przestrzeń bez wypychania pracowników z biura.
W skrócie:
Hot desk to elastyczne biurko bez stałego przypisania. Siadasz tam, gdzie aktualnie jesteś wolny.
Format sprawdza się w zespołach hybrydowych, u freelancerów oraz konsultantów.
Główna zaleta to optymalizacja kosztów. Jedno biurko obsługuje 1,5-2 osoby.
Hot desk a dedicated desk to wybór między elastycznością a stałym, prywatnym stanowiskiem.
Hot desk - definicja i zasada działania
Hot desk to biurko w przestrzeni biurowej dostępne na zasadzie pierwszeństwa zgłoszenia. Nie jest przypisane do konkretnej osoby. Pracownik rezerwuje miejsce na dany dzień lub wybiera wolne stanowisko bezpośrednio na miejscu, pracuje przez kilka godzin, po czym zostawia czysty blat. Następnego dnia może zająć zupełnie inne biurko, w innej części biura. Mówiąc wprost: w tym modelu przestrzeń podąża za człowiekiem, a nie odwrotnie.
Idea hot deskingu wzięła się z marynarki. Marynarze pracujący na różne zmiany dzielili tę samą koję, bo ta nigdy nie zdążyła wystygnąć. W biurze to działa podobnie. Jeśli zespół rotuje, nie ma sensu utrzymywać pustych biurek przez połowę tygodnia. Jedno biurko może obsługiwać 1,5-2 osoby. To realne zmniejszenie kosztu powierzchni przypadającego na pracownika.
W modelu pełnego hot deskingu obowiązuje zasada clean desk policy. Wychodząc z biura, należy zabrać wszystkie swoje rzeczy i zostawić czyste stanowisko dla kolejnej osoby. Większość operatorów udostępnia szafki lockerowe na rzeczy osobiste i sprzęt.
Jak wygląda praca na hot desku w praktyce?
Dzień zaczyna się od rezerwacji. W aplikacji operatora albo bezpośrednio w przestrzeni. Następnie wystarczy zająć wybrane biurko, podłączyć laptop do dokowania i założyć słuchawki. Tyle z formalności. Większość operatorów oferuje pełne wyposażenie: szybki internet, monitor zewnętrzny, kable, nieograniczoną kawę i wodę.
Typowy układ przestrzeni hot deskowej to mieszanka stref. Open space ze stanowiskami przy dużych blatach. Miejsca focus do pracy w skupieniu. Sale spotkań są rezerwowane na godziny. Budki telefoniczne na rozmowy 1:1. Strefy kuchenne. W ciągu jednego dnia można spokojnie zmieniać miejsce trzy razy, w zależności od tego, czy potrzebna jest cisza, rozmowa, czy lekka wymiana myśli z innymi.
Hot desk w coworkingu wnosi dodatkową wartość. Praca obok ludzi z innych firm, branż i zespołów oznacza zmianę otoczenia. Daje też potencjalny networking i wymianę doświadczeń, których brak przy pracy z domu.
Zalety hot deskingu dla pracowników i firm
Korzyści hot desku rozkładają się po obu stronach. Inaczej dla zarządu, inaczej dla zespołu.
Z perspektywy firmy. Wartość mierzy się tu głównie kosztem powierzchni na pracownika. W modelu hybrydowym (3 dni w biurze, 2 zdalnie) racjonalna proporcja to 6-7 biurek na 10 osób. Reszta to oszczędność. Drugą oczywistą wartością jest skalowalność. Nowych ludzi nie trzeba „wciskać” w istniejący układ.
Z perspektywy pracownika. Najważniejsze jest zróżnicowanie. Inny widok, inni sąsiedzi, inny rytm dnia. Dla wielu osób to konkretny zastrzyk produktywności w porównaniu z monotonią stałego stanowiska. Dochodzi swoboda. Wybór miejsca zgodnie z tym, co dany dzień przynosi.
Korzyści pojawiają się też w wymiarze kultury organizacyjnej. Mniejsza hierarchia w przestrzeni. Więcej przypadkowych spotkań między działami. Mniej silosów.
Hot desk a dedicated desk - co wybrać?
Wybór między hot deskiem a dedicated deskiem to w gruncie rzeczy decyzja o tym, czy elastyczność jest ważniejsza od przewidywalności.
Hot desk. Niższa cena, swobodny wybór miejsca, ale codzienne zaczynanie od zera. Każdego ranka trzeba rozpakować laptop, podłączyć peryferia, ustawić monitor. Sprawdza się przy 2-3 dniach w biurze tygodniowo.
Dedicated desk. Stałe biurko z możliwością zostawienia monitora, dokumentów i prywatnych rzeczy. Cena wyższa, ale codzienne ustawianie się odpada. Ten model wybierają osoby, które są w biurze 4-5 dni w tygodniu i potrzebują przewidywalności.
Realna różnica cenowa to zwykle 30-50 procent. Stała stawka miesięczna w przypadku biurka dedykowanego jest wyższa właśnie dlatego, że rezerwujesz przestrzeń na wyłączność, a operator nie może jej współdzielić.
Ile kosztuje hot desk i gdzie go znaleźć?
Cena hot desku zależy od miasta, lokalizacji w mieście oraz pakietu. Wpływ na rachunek mają cztery rzeczy. Miasto i klasa biurowa. Prestiż lokalizacji (centrum vs peryferia). Liczba dni dostępu w pakiecie. Zakres usług dodatkowych: sale spotkań, druk, eventy.
Hot desk w Krakowie i Wrocławiu jest zwykle wyceniany niżej niż w Warszawie. Różnice w lokalizacjach klasy A bywają jednak mniejsze, niż się wydaje. Standardowo taniej wyjdzie pakiet kilkudniowy niż dostęp dzienny ad hoc. Najlepszym sposobem na sensowny wybór jest osobista wizyta w 2-3 miejscach w godzinach pracy.
Dla osób szukających hot desku w przestrzeni coworkingowej w największych polskich miastach pomocna będzie poniższa lista lokalizacji:
Dla kogo hot desk jest najlepszym rozwiązaniem?
Hot desking nie jest rozwiązaniem dla każdego. Dla kilku konkretnych profili sprawdza się jednak wybitnie.
Freelancerzy i konsultanci. Hot desk to alternatywa dla pracy z domu i kawiarni. Daje strukturę dnia, dostęp do społeczności i adres reprezentacyjny. Płaci się tylko za to, co realnie wykorzystane.
Zespoły hybrydowe. Jeśli ludzie przychodzą 2-3 dni w tygodniu, utrzymywanie pełnowymiarowych stanowisk dla każdego jest zwykłą stratą.
Pracownicy mobilni i sprzedażowi. W biurze pojawiają się epizodycznie, ale potrzebują dobrze wyposażonego punktu na spotkania z klientami i pracę między wyjazdami.
Małe zespoły projektowe. Kilka osób na 3 miesiące do zamknięcia projektu. Hot desk daje wejście i wyjście bez umów, kar i przeprowadzki.
Jeśli zespół potrzebuje przewidywalnego dostępu do przestrzeni z opcją wyboru lokalizacji, warto rozważyć też formaty członkowskie. Szczegóły dostępne są tutaj: elastyczne członkostwo.
Hot desking nie jest tylko trendem ani tańszym substytutem biura. To inny sposób myślenia o przestrzeni. Taki, w którym biurko jest narzędziem, a nie własnością.
Jeśli zastanawiacie się Państwo, czy hot desk pasuje do rytmu Waszego zespołu i którą lokalizację warto rozważyć, zapraszamy do kontaktu. My w The Shire pomożemy dopasować pakiet do realnego sposobu pracy, bez nadmiarowych usług w cenie.
