Mikrobiuro - dla kogo sprawdzi się jako najlepsze rozwiązanie?
Czasem nie ma potrzeby coworkingu z 50 obcymi osobami przy biurkach, a jednocześnie nie jest potrzebny cały pokój dla zespołu. Wystarczy mała, prywatna przestrzeń dla 1-3 osób. Mikrobiuro powstało dokładnie po to, żeby wypełnić tę lukę między hot deskiem a klasycznym biurem serwisowanym.
W skrócie:
Mikrobiuro to małe, w pełni wyposażone biuro dla 1-3 osób w przestrzeni operatora.
Łączy prywatność prywatnego pokoju z elastycznością coworkingu.
Sprawdza się u jednoosobowych działalności premium, małych zespołów i konsultantów.
Oferta dostępna głównie w Warszawie, Krakowie i Wrocławiu.
Czym jest mikrobiuro?
Mikrobiuro to mały, zamknięty pokój biurowy dla 1-3 osób, wynajmowany w modelu serwisowanym. Z gotowym wyposażeniem, IT, recepcją i dostępem do wspólnej infrastruktury operatora. To biuro, które ma własne drzwi i własne ściany, ale dzieli z innymi najemcami sale konferencyjne, kuchnię i obsługę. Mikrobiuro jest pozycjonowane między hot deskiem (gdzie nie ma się prywatności) a klasycznym private office (gdzie wynajmuje się większy gabinet dla całego zespołu).
W praktyce mikrobiuro to małe biuro do wynajęcia w formacie „wszystko gotowe od pierwszego dnia”. Wchodzi się z laptopem, podłącza dock, zamyka drzwi, pracuje. Można zostawić monitor, dokumenty, własne rzeczy. Nikt poza najemcą i jego zespołem nie ma do tej przestrzeni dostępu.
To rozwiązanie ma sens głównie tam, gdzie liczy się jedna z dwóch rzeczy. Poufność rozmów (klientelowe konsultacje, doradztwo prawne, finanse) albo komfort koncentracji (długie sesje pracy w skupieniu, bez szumu open space).
Mikrobiuro a inne rozwiązania - hot desk, coworking, biuro serwisowane
Mikrobiuro mieści się w katalogu rozwiązań elastycznych obok trzech innych formatów. Każdy z nich obsługuje inny przypadek użycia.
Hot desk - dowolne miejsce w open space, brak prywatności, najtańsza opcja. Sprawdza się przy pracy mobilnej i ad hoc.
Coworking (dedicated desk) - stałe biurko w przestrzeni współdzielonej, ale wciąż w open space. Można zostawić rzeczy, ale brak drzwi.
Mikrobiuro (private room) - mały zamknięty pokój dla 1-3 osób z pełną prywatnością. Wszystkie korzyści coworkingu plus ściany.
Klasyczne biuro serwisowane - większy gabinet dla 4 i więcej osób, zwykle z własną nazwą firmy na drzwiach. Wyższa cena, większa przestrzeń.
Różnica między mikrobiurem a klasycznym biurem serwisowanym jest głównie skalowa. Mikrobiuro to mały format dla 1-3 osób, klasyczny private office obsługuje większe zespoły. Filozofia operacyjna jest taka sama: gotowy pokój, pełna obsługa, elastyczna umowa.
Dla kogo jest mikrobiuro?
Mikrobiuro nie jest dla wszystkich, ale dla kilku konkretnych profili to rozwiązanie wybitne.
Jednoosobowa działalność premium - konsultant, prawnik, coach biznesowy, doradca finansowy. Ktoś, kto pracuje sam, ale potrzebuje przestrzeni do poufnych rozmów z klientem.
Mały zespół 2-3 osoby - wspólnik z asystentem, dwóch programistów, mała pracownia kreatywna. Hot desk się nie sprawdza (potrzeba rozmów), klasyczne biuro to nadmiar.
Branże regulowane - księgowość, kancelaria, doradztwo prywatne. Tam, gdzie ściana z drzwiami nie jest opcją, lecz wymogiem.
Pracownicy zdalni dla zagranicznych firm - toś pracujący zdalnie dla zagranicznej firmy, ale potrzebujący dziennej struktury. Dom nie pasuje, kawiarnia nie pasuje, mikrobiuro pasuje.
Co zawiera mikrobiuro w standardzie?
W standardzie mikrobiuro zawiera wszystkie elementy potrzebne do natychmiastowej pracy.
Wyposażenie pokoju - biurko (lub biurka), ergonomiczne krzesła, monitor, oświetlenie, klimatyzacja, regały lub szafki na dokumenty.
Infrastruktura IT - szybki internet (zwykle minimum 300/300 Mbps), własna sieć, opcjonalnie VLAN dla firmy. Pełen dostęp do drukarek operatora.
Dostęp do wspólnej infrastruktury - recepcja (odbiór gości i korespondencji), sale konferencyjne (zwykle z godzinami w pakiecie), kuchnia, strefy relaksu, eventy społeczności.
Obsługa - sprzątanie pokoju, wynoszenie śmieci, uzupełnianie wody i kawy, podstawowe wsparcie techniczne.
W cenie zwykle są też media, ochrona, ubezpieczenie budynku oraz sprzątanie części wspólnych. To w zasadzie wszystko, czym zajmuje się tradycyjny administrator biura, ale bez konieczności samodzielnego zarządzania.
Ile kosztuje mikrobiuro?
Cena mikrobiura w Polsce zależy od trzech rzeczy: miasta, lokalizacji w mieście oraz wielkości pokoju (1, 2 czy 3 osoby).
Co wpływa na cenę:
Miasto i klasa biurowa. Mikrobiuro w Warszawie w lokalizacji klasy A wycenia się inaczej niż mikrobiuro w Krakowie lub we Wrocławiu na obrzeżach.
Liczba osób w pokoju. Pokój 3-osobowy nie kosztuje trzy razy więcej niż 1-osobowy. Skala działa na korzyść większych formatów.
Okres umowy. Stawka zwykle spada przy zobowiązaniu 12 i więcej miesięcy.
Zakres usług w cenie. Godziny sal konferencyjnych, druki, miejsca dla gości.
W relacji do tradycyjnego najmu mikrobiuro jest droższe na metr kwadratowy, ale tańsze w pełnym rozliczeniu kosztu pracy. Bo nie płaci się osobno za fit-out, meble, internet, sprzątanie, recepcję i administrację.
Jak wybrać mikrobiuro? - checklista
Zanim podpiszemy umowę na mikrobiuro, należy przejść przez te punkty.
Lokalizacja vs sposób życia. Czas dojazdu z domu, dostęp do komunikacji miejskiej, zaplecze gastronomiczne wokół.
Akustyka pokoju. Ściany do sufitu czy do podsufitki? Czy słychać sąsiadów? Test: zamknąć drzwi i posłuchać 30 sekund.
Łączność internetowa. Sprawdzenie realnej prędkości. Dla wideokonferencji wymagane jest minimum 50/50 Mbps stabilnie.
Zakres godzin sal w pakiecie. Bez tego mikrobiuro zmusi do dopłat za każde spotkanie z klientem.
Goście i skalowalność. Czy można wprowadzić gościa do pokoju? Jeśli zespół urośnie do 4 osób - co wtedy? Operator powinien mieć większe pokoje na zamianę.
Umowa. Okres wypowiedzenia, indeksacja, kary za wcześniejsze rozwiązanie.
Kiedy mikrobiuro się NIE opłaca?
Mikrobiuro nie jest dla każdego. W kilku scenariuszach lepiej wybrać inne rozwiązanie.
Praca w biurze 1-2 dni w tygodniu. Hot desk lub elastyczne członkostwo będzie tańsze.
Zespół ma 4 lub więcej osób. Cena za osobę spada w większych pokojach. Lepiej od razu klasyczne biuro serwisowane.
Potrzebny jest wyłącznie adres rejestracyjny. Wirtualne biuro kosztuje ułamek mikrobiura.
Praca głośna i wymagająca dużo otwartej przestrzeni. Mała przestrzeń mikrobiura może uwierać.
Dla osób rozważających format prywatnego pokoju w przestrzeni serwisowanej, sprawdź prywatny pokój - ofertę Private Room. To dokładnie kategoria mikrobiura w katalogu rozwiązań elastycznych.
Mikrobiuro to format niszowy, ale dla swojej grupy odbiorców niezwykle precyzyjny. Daje prywatność, wygodę i elastyczność w skali, w której nic innego naraz tych trzech rzeczy nie oferuje.
Jeśli zastanawiają się Państwo, czy mikrobiuro odpowiada na Wasze potrzeby, zapraszamy do kontaktu. My w The Shire pomożemy zweryfikować, czy ten format pasuje do Państwa sposobu pracy, czy lepiej rozważyć alternatywę.
